Politique de confidentialité

Identité du responsable du traitement

Notallex est responsable des traitements effectués sur vos données à caractère personnel au sein de son Etude

Numéro BCE : 0703 878 322

Adresse : Avenue de la Couronne 145F

Identité du délégué à la protection des données

Le « département DPO mutualisé du Notariat » auprès du Secrétariat Social des Notaires de Belgique asbl a été désigné par le responsable des traitements en qualité de délégué à la protection des données

Numéro BCE : 408.528.663

Adresse : rue de la Montagne, 30-34 à 1000 Bruxelles

Collecte et utilisation de données à caractère personnel

Traitements – En tant qu’officier public, pour l’accomplissement de ses activités, le Notaire est amené à collecter et à utiliser des données à caractère personnel vous concernant.

Les données à caractère personnel vous concernant sont soit collectées directement auprès de vous, soit issues de base de données officielles. En effet, du fait qu’il exerce une parcelle de l’autorité publique, le Notaire accède à diverses sources de données authentiques strictement encadrées par des législations spécifiques.

Données – Par « données à caractère personnel », l’on entend « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ». Il s’agit notamment de données d’identification (nom, prénom, état civil, numéro de registre national, date et lieu de naissance,…), de données de contact (adresse, numéro de téléphone,…), d’informations d’ordre économique et financier (données bancaires,…), de données relatives aux actes passés en l’étude et de données relatives à la situation familiale, sociale, fiscale et autre que le notaire est tenu de récolter à votre sujet auprès des sources officielles et des administrations.   

Finalités – Le Notaire récolte et traite des données à caractère personnel afin de garantir la sécurité juridique des transactions dont il assure l’authenticité ainsi que pour la gestion des dossiers qui lui sont confiés.

Communication à des tiers de données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel traitées par le Notaire sont susceptibles d’être communiquées à des tiers et, en particulier :

 –       aux partenaires légalement habilités tels que les services publics et les institutions notariales pour la conservation des copies d’actes et de leurs métadonnées dans le cadre de l’enregistrement électronique et pour l’inscription de vos  données dans les registres centraux du notariat (p.ex. registre des contrats de mariage, registre des testaments, registre des contrats de mandat, registre des déclarations relatives à la désignation d’un administrateur ou d’une personne de confiance) ;

–          à la Fédération Royale du Notariat belge asbl en ce qui concerne les données relatives aux immeubles afin d’être enregistrées dans une base de données du notariat destinée à produire des statistiques et à permettre au Notaire d’évaluer la valeur des biens immobiliers lors de ses activités ;

–          de manière générale, à la Fédération Royale du Notariat belge asbl pour être traitées à des fins statistiques et de recherches scientifiques ;

–          aux autres notaires impliqués dans votre dossier ;

–          aux banques concernées par votre dossier.

Ces données doivent être communiquées à ces différents tiers afin de permettre au Notaire de respecter les obligations légales auxquelles il est soumis et de gérer correctement votre dossier.

Transfert de données à caractère personnel à l’association de notaires Alter Ego – Les notaires Brouwers et Otte ont quitté l’association Notalex le 31 décembre 2020. Ils sont actifs au sein de l’étude Alter Ego depuis le 1 janvier 2021. Ils ont reçu une copie partielle de la banque de données clients du temps de l’association Notalex, notamment ils ont reçu une copie des dossiers dont il sont titulaires et qu’il continueront à traiter, le cas échéant, au sein de l’association Alter Ego. Les données personnelles seront utilisées conformément au but d’origine du traitement et non à des fins commerciales.

Protection des données à caractère personnel

Champ d’application – Les traitements de données à caractère personnel effectués par le Notaire sont soumis aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 intitulé « Règlement  général sur la protection des données ».

Cette réglementation concerne tant les données traitées électroniquement que celles contenues dans les dossiers et documents papiers que l’on retrouve dans l’Etude du Notaire, pour autant néanmoins que ces fichiers ou dossiers soient « structurés selon des critères déterminés ». Les données à caractère personnel contenues dans les dossiers électroniques et papiers, dans les testaments et dans les actes authentiques sont donc protégés par ledit Règlement.

Licéité – Les traitements de données à caractère personnel effectués par le Notaire sont considérés comme licites dès lors qu’ils sont, dans la plupart des cas, nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis ou nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public dont le notaire est investi.

Dans les autres cas, c’est le caractère nécessaire du traitement dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles auxquels vous êtes partie qui constitue la base de licéité.

Durée de conservation – En vertu du principe de limitation de conservation des données à caractère personnel, lesdites données ne peuvent être conservées que durant le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie et ce, en fonction des lois applicables au cas d’espèce et des délais de prescription des actions réelles et personnelles.

Droits des personnes concernées – En vertu de cette réglementation, en tant que personne concernée par les traitements de données à caractère personnel effectués par le Notaire, vous disposez d’un droit à un traitement transparent de vos données, d’un droit à l’information et d’un droit d’accès.

Sous certaines conditions et dans des hypothèses strictement définies, vous disposez également d’un droit de rectification et d’effacement des données vous concernant ainsi que d’un droit d’opposition à leur utilisation et d’un droit à la limitation du traitement.